Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị bao gồm những gì?

Quản lý siêu thị như thế nào cho hiệu quả là trăn trở của rất nhiều người kinh doanh bởi việc quản lý siêu thị hiện nay phức tạp hơn trước rất nhiều. Một siêu thị muốn kinh doanh tốt thì cần phải có hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị hiện đại, chuyên nghiệp.

Loại hình siêu thị mini hiện nay đang phải đối mặt với sự cạnh tranh của mô hình kinh doanh cửa hàng tiện lợi và các đại lý tạp hóa bán lẻ khác. Do vậy, tìm được cách quản lý siêu thị mini hiệu quả cũng là bài toán khó cho người kinh doanh.

Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị gồm những gì? Mua máy tính tiền cho siêu thị mini ở đâu? Cách sử dụng máy tính tiền siêu thị như thế nào? Để quản lý siêu thị mini thành công cần những kinh nghiệm gì? Bạn đang có ý định mở siêu thị mini nhưng loay hoay chưa biết những thiết bị gì cần có? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn giải đáp tất cả những thắc mắc này nhé!

Xem ngay: Quản lý siêu thị mini thế nào để tối đa hoá lợi nhuận?

1. Hệ thống quản lý bán hàng là gì?

Kinh doanh siêu thị ngày nay đòi hỏi bạn cần có hệ thống quản lý bán hàng hiện đại. Quản lý bán hàng là hoạt động áp dụng các kỹ thuật bán hàng vào vận hành kinh doanh. Quản lý bán hàng tốt sẽ kiểm soát được doanh thu và lợi nhuận, thúc đẩy hầu hết các hoạt động kinh doanh của siêu thị.

Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị mini có những quy định về hình thức thanh toán và quản lý phức tạp hơn so với cửa hàng tạp hóa. Đây là lý do vì sao bạn cần phải có kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị và lắp đặt những thiết bị hiện đại hỗ trợ trong quá trình kinh doanh.

Khi đã có một kế hoạch tốt, bạn sẽ không còn băn khoăn về việc quản lý siêu thị như thế nào. Dưới đây chúng tôi sẽ tổng hợp hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị cần có để bạn tham khảo và áp dụng vào hoạt động kinh doanh của mình. Xây dựng và kiểm soát hệ thống quản lý bán hàng hiệu quả là cách quản lý siêu thị mini tốt nhất cho người kinh doanh.

2. Hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị cần những gì?

Nếu bạn đang băn khoăn chưa biết quản lý siêu thị như thế nào, cách quản lý siêu thị mini hiệu quả là gì thì trước tiên hãy cùng tìm hiểu về các yếu tố cần có trong hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị. Sau đó vận dụng linh hoạt vào quản lý siêu thị của bạn nhé!

2.1 Hệ thống bảo quản

Tùy vào nhu cầu của siêu thị mini, nhưng chủ yếu mặt hàng chủ lực của siêu thị mini là thực phẩm tươi và đông lạnh, đều có yêu cầu bảo quản khắt khe. Nếu kinh doanh các sản phẩm tươi sống, bạn cần chuẩn bị một đến hai tủ mát chuyên dụng, và một tủ đông.

Bên cạnh đó, hệ thống bảo quản còn bao gồm các tủ mát đựng nước giải khát, bia, tủ kem để phục vụ khách hàng mùa nóng. Quản lý siêu thị hãy phân công cho nhân viên thường xuyên kiểm tra và lấp đầy hàng hóa trong hệ thống tủ mát siêu thị.

2.2 Hệ thống thông gió, ánh sáng

Đặc trưng của khí hậu Việt Nam là nhiệt đới ẩm gió mùa, độ ẩm thường khá cao, nhất là vào mùa mưa, vì vậy vấn đề thông gió rất quan trọng đối với siêu thị mini. Một hệ thống thông gió tốt sẽ giúp bạn bảo quản hàng hóa tốt hơn, tránh ẩm mốc, hư hại đồng thời giữ cho siêu thị luôn thoáng mát.

Bên cạnh đó bạn cũng nên chú ý đến hệ thống chiếu sáng, cần chọn bóng đèn có ánh sáng trắng dịu, loại nhỏ và phân bố đều giúp khách hàng dễ chọn lựa sản phẩm hơn. Quản lý hệ thống thông gió ánh sáng tốt là cách quản lý siêu thị mini giúp tiết kiệm chi phí và giúp siêu thị vận hành thuận lợi.

2.3 Hệ thống giám sát và an ninh

Mô hình cửa hàng tự chọn, cửa hàng tiện lợi mặc dù đem lại nhiều tiện ích cho cả người dùng lẫn người bán nhưng cũng dễ tạo cơ hội để kẻ gian thực hiện hành vi trộm cắp. Đặc biệt với siêu thị mini thường có ít nhân viên nên bạn càng phải cẩn thận trong vấn đề an ninh.

Để an toàn, quản lý siêu thị hãy cho lắp đặt hệ thống camera giám sát, phân bố ở góc khuất bên trong, quầy thu ngân và trước cửa ra vào. Ngoài ra bạn có thể đặt một số gương phản chiếu hỗ trợ việc quan sát.

2.4 Hệ thống POS

Hệ thống POS (còn gọi là hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị) là hệ thống hiện đại bao gồm cả phần cứng và phần mềm hỗ trợ quá trình kinh doanh, giúp bạn quản lý siêu thị mini của mình tốt hơn. Trong đó thường bao gồm:

2.4.1 Phần mềm quản lý siêu thị mini

Là phần mềm giúp bạn quản lý siêu thị, kiểm soát hàng hóa, các hoạt động nhập – xuất kho, các giao dịch và nhân viên của mình một cách hiệu quả. Tất cả các báo cáo từ tổng hợp đến chi tiết về hoạt động kinh doanh của siêu thị sẽ được ghi nhận bởi phần mềm này từ đó giúp chủ siêu thị có được báo cáo chính xác nhất để định hướng hoạt động cho siêu thị.

Có phần mềm quản lý siêu thị mini bạn sẽ không còn phải lo lắng quá nhiều về việc quản lý siêu thị như thế nào. Đây cũng là cách quản lý siêu thị mini hiện đại và hiệu quả mà các chủ siêu thị ngày nay đang áp dụng.

2.4.2 Máy in hóa đơn

Đây là công cụ đầu ra không thể thiếu của một siêu thị, đảm bảo hệ thống thanh toán hiện đại ghi nhận và thông báo với người mua. Khách hàng cũng muốn được biết thông tin chi tiết các sản phẩm và giá cả để khách hàng nắm được đã mua hàng với giá bao nhiêu cho từng mặt hàng.

2.4.3 Máy quét mã vạch

Nhằm thanh toán nhanh gọn hơn, tránh bị sai sót trong quá trình thanh toán, các siêu thị cần trang bị máy quét mã vạch để ghi nhận sản phẩm khách hàng cần mua nhanh chóng. Máy quét mã vạch được tích hợp cùng hệ thống và máy in để vận hành quá trình thanh toán chuẩn cho khách hàng. Máy quét mã vạch là thiết bị không thể thiếu trong hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị.

2.4.4 Máy tính tiền siêu thị mini, ngăn kéo đựng tiền

Máy tính tiền siêu thị mini là máy tính có tích hợp phần mềm quản lý bán hàng, tuy nhiên máy tính này không thể kết hợp dùng làm máy văn phòng bởi sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của phần mềm hệ thống. Cùng với máy in hóa đơn, máy quét mã vạch, máy tính tiền siêu thị mini là công cụ hỗ trợ đắc lực, là cách quản lý siêu thị mini thành công cho bạn.

Bên cạnh máy tính tiền, ngăn kéo đựng tiền cần thiết giúp hệ thống có thể quản lý tất cả các chỉ số, đồng thời ngăn kéo đựng tiền cũng hỗ trợ nhân viên của bạn giảm thời gian thanh toán cho khách hàng thông qua việc phân loại các loại tiền và hóa đơn hỗ trợ bán hàng khác.

2.4.5 Hệ thống thanh toán bằng thẻ

Với xu hướng của người tiêu dùng hiện nay, siêu thị còn là một lựa chọn tốt cho việc thanh toán bằng thẻ. Đây là một tích hợp thanh toán ít được đánh giá là có giá trị cao nhưng lại đang trở thành một xu hướng mạnh với sự phát triển nhanh chóng của các hệ thống thẻ ngân hàng.

Trọn bộ máy tính tiền siêu thị mini này được kết nối với phần mềm bán hàng của siêu thị tạo ra một hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị hoàn chỉnh nhằm theo dõi mọi hoạt động liên quan đến hàng hóa và doanh thu của cửa hàng.

Đây là cách quản lý siêu thị mini hiệu quả giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, công sức khi bán hàng đồng thời kiểm soát được tình hình kinh doanh của siêu thị nhằm đưa ra những điều chỉnh kịp thời phù hợp để tăng nhanh hiệu quả kinh doanh.

3. Tiện ích của việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng trong siêu thị

Quản lý siêu thị là một công việc theo dõi và quản lý tất cả quá trình kinh doanh của siêu thị từ khâu nhập hàng, bán hàng, chăm sóc khách hàng, các khoản chi ra, thu về, hàng tồn kho, đổi trả và công nợ của nhà cung cấp.

Vì thế vai trò của công tác quản lý là cực kỳ quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển và tồn tại của siêu thị. Do đó người quản lý cần phải tuân thủ theo trình tự của một quy trình quản lý nghiêm ngặt thì mới có thể quản lý được rất nhiều công việc như vậy.

Điều này khiến người quản lý cần mất nhiều thời gian cho việc lập và điền các biểu mẫu, báo cáo. Việc sử dụng một phần mềm quản lý bán hàng làm công cụ hỗ trợ cho người quản lý để có thể có mọi thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh và hàng hóa của cửa hàng là một nhu cầu thiết yếu, là cách quản lý siêu thị mini đem lại hiệu quả và độ chính xác cao trong công việc quản lý. Bên cạnh đó, sử dụng phần mềm quản lý siêu thị giúp:

• Chủ siêu thị nắm được tình hình mua bán, doanh thu của siêu thị chi tiết theo ngày.
• Chủ siêu thị có thể định hình được thói quen mua sắm của khách hàng, lượng mua của khách hàng để có thể đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp.
• Chủ siêu thị theo dõi lượng hàng và đưa ra kế hoạch thúc đẩy doanh số đối với từng mã hàng.
• Thủ kho thực hiện kiểm kê hàng hóa trong kho chuyên nghiệp và nhanh chóng theo mã hàng.
• Nhân viên bán hàng thực hiện các thao tác tính tiền và tạo hóa đơn cho khách nhanh chóng.
• Nắm được hệ thống khách hàng, những mặt hàng nào được nhiều người lựa chọn, từ đó giúp bộ phận Marketing đưa ra những chương trình khuyến mại phù hợp giúp thu hút khách hàng quay trở lại siêu thị nhiều hơn, gia tăng doanh số cho siêu thị.
• Chủ siêu thị kiểm soát và duy trì giá trị hàng hóa.

4. Kinh nghiệm sử dụng phần mềm quản lý để quản lý siêu thị mini

Việc quản lý siêu thị mini không nằm ngoài 3 hạng mục chính là quản lý doanh thu, quản lý hàng hóa và quản lý nhân sự. Tuy vậy từng việc một lại rất cần thời gian và chi tiết. Chúng tôi đã có khảo sát thực tế và thấy rằng với các chủ siêu thị theo dõi báo cáo hàng ngày doanh số bán hàng cao hơn tối thiểu từ 30 đến 50% so với các chủ siêu thị không theo dõi báo cáo. Việc lập và rút các báo cáo này là kết quả quan trọng từ hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị.

3.1 Báo cáo quản lý doanh thu

Cách quản lý siêu thị mini hiệu quả là phải nắm được doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng được hệ thống quản lý bán hàng ghi nhận và lập báo cáo chi tiết theo ngày, theo tháng, theo khoảng thời gian định vị chủ động của chủ siêu thị.

Hệ thống bán cáo về doanh thu bán hàng bao gồm báo cáo số đơn hàng, báo cáo doanh số bán hàng, báo cáo doanh số từng mã hàng, với một số phần mềm chi tiết còn có thể vẽ biểu đồ doanh thu với từng mã hàng theo thời điểm giúp chủ siêu thị có thể quản lý siêu thị mini tốt hơn bằng cách nhận định thời điểm để chạy push số với từng nhóm hàng, mã hàng. Các báo cáo quản lý doanh thu còn giúp chủ siêu thị, quản lý siêu thị tính toán các khoản chi phí và doanh số, lợi nhuận thu được từ hoạt động vận hành của siêu thị.

3.2 Báo cáo quản lý hàng hóa

Các báo cáo nhằm quản lý hàng hóa bao gồm báo cáo nhập xuất tồn, báo cáo hạn sử dụng, báo cáo hàng cận date, báo cáo chương trình khuyến mại, báo cáo hàng hư hỏng, báo cáo hủy hàng. Nhóm báo cáo này giúp chủ siêu thị có được sự kiểm soát chặt chẽ về chủng loại hàng hóa, số lượng hàng hóa có trong siêu thị nhằm đưa ra quyết định nhập hàng chính xác và kịp thời.

3.3 Báo cáo quản lý nhân sự

Đây là báo cáo giúp chủ siêu thị nắm được hoạt động của nhân sự và các chi phí cân đối. Do nhân sự là chi phí chiếm tỷ trọng lớn và dễ điều chỉnh cân đối nên việc nắm chắc chi phí nhân sự sẽ giúp hoạt động của siêu thị mini có thể sinh ra lợi nhuận tốt hơn.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ cùng bạn đầy đủ và chi tiết về hoạt động quản lý siêu thị, hệ thống quản lý bán hàng ở siêu thị, cách quản lý siêu thị mini hiệu quả. Hãy đầu tư đầy đủ và đồng bộ những thiết bị cần phải có khi mở siêu thị mini.

Khi mua bạn nên tham khảo kỹ giá cả, các đánh giá của người mua trước, chế độ bảo hành và chức năng của chúng. Hy vọng bạn đã nắm được cần quản lý siêu thị như thế nào để vận hành hiệu quả. Chúc bạn kinh doanh thành công!

Xem thêm: Setup lại siêu thị mini như thế nào để tăng doanh thu?